DECRETO Nº 0224

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SANTA FE, 26 de Febrero de 1999

VISTO:

El expediente del registro del Sistema de Información de Expedientes Nº 00201-0029361-4 (MINISTERIO DE GOBIERNO, JUSTICIA Y CULTO), mediante el cual el ARCHIVO GENERAL DE LA PROVINCIA promueve el trámite para establecer los Plazos Mínimos de

Conservación de los Documentos de carácter contable producidos por las Direcciones de Administración de las Jurisdicciones dependientes del Poder Ejecutivo Provincial; y

CONSIDERANDO:

Que el criterio sustentado ha sido el de considerar el valor archivístico de los documentos a fin de determinar los que son de Conservación Permanente y los que podrán ser eliminados al cumplirse los plazos;

Que dicha tarea ha sido encarada de acuerdo al artículo 16, inciso a) de la Ley Nº 5516 y su modificatoria 8399, artículo 16, inciso ñ) y artículos 27 y 28 del Reglamento para el funcionamiento del Archivo General y de los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo, aprobado por Decreto Nº 2232/82;

Que sobre esta base se distinguen dos tipos de valores: el valor primario y/o el valor secundario. Los documentos que poseen valores primarios son los que el servicio necesita, para los asuntos de que se ocupa, por razones de orden administrativo, fiscal, contable o jurídico y los que poseen valor secundario son los documentos que presentan esencialmente una utilidad para la investigación científica y técnica;

Que las Series Documentales identificadas como: Expedientes de Rendiciones de Cuentas de Gastos, Expedientes de Rendiciones de Cuentas de Sueldos, Comprobantes de Caja, y Partes de Tesorería, han sido analizadas en el contexto del procedimiento administrativo y revaluadas en sus aspectos contables y jurídicos con la finalidad de establecer Plazos Mínimos de Conservación;

Que dicho estudio responde a las necesidades de las distintas jurisdicciones, en razón del volumen documental que representa y los inconvenientes que implica su conservación en lo que refiere a espacio físico y recursos humanos para su preservación y que existen otras fuentes documentales que resumen la información para la investigación científica y técnica;

Que los plazos establecidos contemplan: a) la operatividad del servicio de referencias en las distintas áreas del Poder Ejecutivo Provincial, conforme Decreto Nº 1320 del 30 de abirl de 1987; b) las dos etapas del documento desde el punto de vista de la consulta: la primera -activa-, período de utilización de alta frecuencia: durante su transcurso los documentos deberán ser conservados en la oficina, y la segunda de utilización infrecuente, no justificándose su conservación en la oficina;

Que conforme lo expresado en los dictámenes Nros. 0305/98 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Gobierno, Justicia y Culto (fs. 25), 040695/98 de la Dirección General de Asesoría Letrada del Ministerio de Hacienda y Finanzas (fs. 418) y 1497/98 de Fiscalía de Estado (fs. 421), no existen objeciones legales o reglamentarias que formular a la gestión, por lo que pueden aprobarse los Plazos de Conservación de documentación administrativa contable, conforme se propone;

Por ello,

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA

DECRETA:

ARTICULO 1) - Apruébase el Plazo Mínimo de 5 (cinco) años para:

ARTICULO 2).- Los Plazos a los que se hace referencia en el artículo 1 (consulta activa), se aplicarán a partir de la fecha de emisión de la Resolución del Tribunal de Cuentas de la Provincia mediante la cual se aprueba el Balance Mensual de Movimientos de Fondos en el que están incluídas las rendiciones. En los casos de rendiciones de cuentas observadas, el plazo se contará a partir de la resolución definitiva por parte del Tribunal de Cuentas, que de por concluído el juicio de cuentas.A partir de esa fecha, los mismos se computarán por año vencido.

El Plazo definitivo de conservación nunca podrá ser inferior a 5 (cinco) años, de conformidad con lo establecido en el artículo 103 y 142 de la Ley de Contabilidad Provincial.

ARTICULO 3) - Apruébase la conservación permanente (00) de las siguientes series documentales: a) Presupuesto; b) Cuenta General del Ejercicio; c) Libros Contables exigidos por la

Ley de Contabilidad de la Provincia.

ARTICULO 4) - Apruébase la puesta a Disponibilidad del Archivo General de la Provincia, en los términos establecidos mediante presentación del Inventario de Descarte adjuntando copia de las Resoluciones correspondientes del Tribunal de Cuentas.

ARTICULO 5) – Modifícanse los plazos de guarda correspondientes a las series documentales que se enumeran en los artículos 1 y 3 y que se mencionan en el anexo I de los Decretos números 1581/79, 1133/82, 0281/83, 1576/84, 4630/84, 1198/85, 1945/85, 4089/86, 1596/87, 2380/87, 1591/88, 2457/88, 2816/89, 2817/89, 4995/89, 3716/91, 0090/92, 0329/93, 0799/95 y 2008/96.

ARTICULO 6) - A partir del dictado de esta norma las Empresas del Estado y Organismos Autárquicos y/o Descentralizados deberán realizar los estudios pertinentes para su adaptación de acuerdo a la normativa por la cual se rigen.

ARTICULO 7) - Regístrese, publíquese, comuníquese y archívese.

ING. JORGEALBERTO OBEID

C.P.N. HUGO RAUL GARNERO

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