- Decreto 1133182. Aprobando Manual de procedimientos para el Ar- chivo, la selección y descarte de las actuaciones y papeles del Ministerio de Educación y Cultura y su anexo.
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VISTO:
El Expediente Nº 314.780-C-1981 del MINISTERIO DE GOBIERNO, mediante el cual el Archivo General de la Provincia, eleva para su aprobación el texto ordenado de un "Manual de Procedimientos para la selección, descarte y archivo de las actuaciones y papeles del Ministerio de Educación y Cultura", confeccionado conforme a lo dispuesto por el Decreto Nº 0006179, que crea la Comisión de Asesoramiento de Documentación Administrativa; y
CONSIDERANDO:
Que la experiencia ha demostrado que el tratamiento que se debe seguir con la documentación para que preste servicio, es el de la ordenación, clasificación y selección, debiéndose proceder asimismo al descarte y eliminación del material que ha perdido vigencia y no conserva valor para la historia;
Que el Ministerio de Educación y Cultura ha elaborado el Manual de Procedimientos para el archivo, la selección y el descarte de las actuaciones y papeles de ese Ministerio, el que ha sido actualizado por las unidades de Organización correspondientes y aprobado por Resolución Ministerial Nº 646/81;
Que dicho manual ha sido modificado teniendo en cuenta lo señalado por el Archivo General de la Provincia, único organismo responsable de emitir juicio sobre el mérito de la documentación en materia de descarte, de acuerdo al Artículo 16º inciso a) de la Ley Nº 5516 y su modificatoria Ley Nº 8399, Artículo 16º inciso ñ),
Que la aplicación del presente manual contribuirá al mejor funcionamiento de los archivos de las distintas Unidades de Organización y del Archivo Jurisdiccional del Ministerio de Educación y Cultura;
Por ello, y atento lo dictaminado por Fiscalía de Estado,
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA
DECRETA:
ARTICULO 1). - Apruébase el Manual de Procedimientos para el archivo, la selección y el descarte de las actuaciones y papeles del Ministerio de Educación y Cultura y su Anexo I, los cuales conforman el presente decreto,
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESCARTE Y ARCHIVO
DE LAS ACTUACIONES Y PAPELES DEL MINISTERIO DE
EDUCACION Y CULTURA
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I -CLASIFICACION DE LAS ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS
1 - Actuaciones Administrativas con carátula y registro en Mesa General de Entradas y Salidas de la Jurisdicción:
1.1. - Concepto: Presentaciones que puedan dar lugar al dictado de un acto decisorio por autoridad competente (disposición, resolución, decreto, etc.).
2 - Actuaciones Administrativas sin carátula y con registro en la Mesa General de Entradas y Salidas de la Jurisdicción:
2.1. - Concepto: Presentaciones o papeles de la Administración (formularios, etc.) que generan y funda- mentan la actividad administrativa y que no requieren en su trámite acto decisorio de autoridad superior.
3 - Actuaciones Administrativas sin carátula y sin registro:
3.1. - Concepto: Presentaciones o papeles, regitros de información o instrumentos legales de la jurisdicción o relacionados con ella que no requieran ser caratulados o registrados.
4 - Sub-Clasificación: Tanto 1-como 2- pueden ser:
4.1. - Actuaciones Administrativas normalizadas
4.2. - Actuaciones Administrativas sin normalizar
5 - Registros de Información de la actividad de los Organismos:
5.1. - Concepto: Planillas, fichas, libros, etc., en las cuales se asienta para su conocimiento ordenado, la actividad de los organismos.
6 - Instrumentos legales:
6.1. - Concepto: Comprende las leyes, decretos, resoluciones, disposiciones, circulares, dictámenes, etc.
II - CODIFICACION DE LAS ACTUACIONES PARA SU ARCHIVO
Y SELECCION PARA EL DESCARTE
1 - El Archivo y selección para el descarte de los papeles tramitados en la jurisdicción se realizará de acuerdo a la planilla que como Anexo I forma parte de este Manual.
2 - Para incorporar nuevas actuaciones al código o modificar los tiempos de guarda, los responsables de los organismos deberán solicitarlo ante la Dirección de Despacho acompañados de un informe que lo justifique.
La Dirección de Despacho podrá observar o rechazar el pedido cuando lo agregado o modificado a su criterio no corresponda. Una vez aprobada la modificación o inclusión por Dirección de Despacho se comunicará al Archivo General de la Provincia.
III - LUGAR DE LA GUARDA y TIPO DE ACTUACIONES
1 - En el Archivo Jurisdiccional: Se remitirán únicamente aquellas actuaciones que contengan papeles escritos en los que se consignan datos, hechos, declaraciones, disposiciones, convenios, etc. por los cuales se constituyan, reconozcan, modifiquen o extingan derechos y obligaciones, o que directa o indirectamente sirvan para acreditar su existencia.
2 - En las dependencias de los organismos: Las actuaciones sin carátula que no merezcan tratamiento por los casos que se tratan.
3 - Tipo de papeles:
Originales: En el Archivo Jurisdiccional.
Copias: En las dependencias de los organismos.
IV -FUNCIONARIOS QUE ORDENAN EL ARCHIVO
1 - Funcionario responsable de la Unidad o Sub-Unidad de Organización.
2 - Funcionarios con atribuciones delegadas por disposición del responsable del organismo.
V - NORMAS DE ARCHIVO Y SELECCION PARA EL DESCARTE
DE LAS ACTUACIONES CON CARATULA
1 - Oportunidad del archivo: Para proceder al archivo de las actuaciones con carátula, éstas deben encontrarse con trámite finalizado, caso contrario el responsable del Organismo deberá en informe escrito documentar las razones por las que se ordena su archivo y el tiempo de guarda.
2 - Lugar en que se efectúa: La guarda y selección para el descarte de las actuaciones con carátula se efectuará en el archivo jurisdiccional.
3 - Responsable del archivo: La disposición del archivo la emitirá el organismo de la jurisdicción que funcionalmente es el responsable del tema que da origen a la actuación, salvo que expresamente en el trámite se indique lo contrario.
VI - NORMAS DE ARCHIVO y SELECCION PARA EL DESCARTE
DE LAS AC'I'UACIONES SIN CARATULA
1 - Oportunidad del archivo: Para proceder al archivo de las actuaciones sin carátula, éstas deberán encontrarse con trámite que se considere finalizado.
2 - Lugar en que se efectúa: La guarda y selección para el descarte de las actuaciones sin carátula se efectuará en el último organismo actuante y de acuerdo con el punto 1 del Título VI.
3 - Tiempo de conservación: Puede conservarse hasta 1 año después de terminado el trámite, excepto en aquellos trámites en que se requiere fundadamente un plazo mayor.
4 - Excepción a los puntos 2 y 3 del Titulo VI: Los responsábles de los organismos podrán enviar para su conservación en el archivo jurisdiccional aquellas actuaciones sin carátula que estimen necesario.
En todos los casos deberá acompañar las actuaciones con informe que justifique el archivo y el plazo de conservación.
5 - Comunicación a Mesa General de Entradas y Salidas de las actuaciones sin carátula selecionadas para el descarte: Los responsables de los organismos podrán, desestimar lo necesario, comunicar a Mesa General de Entradas y Salidas de la Jurisdicción la nómina de actuaciones sin carátula que se seleccionen para el descarte.
6 - Rechazo del archivo o ampliación o reducción de plazo de guarda: La Dirección de Despacho podrá observar y denegar el archivo, y observar la ampliación o reducción del plazo de conservación de las actuaciones sin carátula cuando a su criterio las razones invocadas no lo justifique.
VII - SELECCION PARA EL DESCARTE DE LOS REGISTROS DE
LAS ACTUACIONES EN MESA GENERAL DE ENTRADAS Y
SALIDAS
1 - Actuaciones con carátula: dos años vencido el tiempo de archivo.
2 - Actuaciones sin carátula: Con trámite normalizado y tiempo de archivo establecido, seis meses vencido el tiempo de archivo.
Sin trámite normalizado ni tiempo establecido de archivo, un año después del último pase registrado.
VIII - TIEMPO DE ARCHIVO DE ACTUACIONES AGREGADAS:
Cuando se agreguen una o más actuaciones se considerará únicamente el mayor plazo de archivo.
IX - ACTUACIONES RETIRADAS DEL ARCHIVO
1 - Para la consulta: Al rearchivarse se mantendrá el tiempo de conservación establecido en el primer archivo.
2 - Para nuevo trámite: Al rearchivarse se deberá colocar nuevamente el tiempo de conservación.
3 - Del trámite: El pedido deberá ser efectuado o autorizado por el responsable del organismo o por quien éste expresamente delegue y operarse por intermedio de la Mesa General de Entradas y Salidas de la jurisdicción.
X - RESPONSABLE DE LA COLOCACION DE LOS CODIGOS DEL ARCHIVO
El organismo que ordena el archivo es el responsable de colocar los códigos del archivo.
XI - ARCHIVO DE ACTUACIONES "SIN CARATULA" TRANSFOR-
MADA EN "CON CARATULA"
Los responsables de los organismos pueden solicitar en casos debidamente justificados -con informe escrito- que se agregue carátula a alguna actuación sin carátula. En caso de procederse a su archivo se tendrán que establecer los plazos de .guarda en forma particular.
XII - GUARDA DE REGISTRO DE INFORMACION EN EL ARCHI VO
JURISDICCIONAL
Podrá ser solicitado el archivo de los Registros de información (material codificado), debiendo en todos los casos el responsable de la Unidad o Sub-Unidad de Organización presentar un informe escrito detallando, la utilidad de la información contenida, la intensidad de la consulta y si se acompaña de muebles especiales. En todos los casos el material tendrá que estar clasificado y acondicionado para su conserva- ción y consulta. La decisión sobre el particular correspondera al Jefe del Archivo Jurisdiccional.
XIII - ARCHIVO DE INSTRUMENTOS LEGALES
Los instrumentos legales que se archiven, deberán ser originales y encontrarse ordenados y entomados.
XIV - NORMAS PARA LA INCORPORACION DE LOS NUEVOS TRAMITES AL CODIGO DE ARCHIVO
Cuando surjan nuevas actuaciones se las podrá incorporar al código por disposición del Director de Despacho, previo acuerdo entre el responsable del organismo que archiva o quien éste expresamente indique y el jefe del Archivo, no omitiendo la comunicación respectiva al Archivo Jurisdiccional, con- forme lo establecido en el punto 2 del Título II.
XV - NORMAS PARA LA DESTRUCCION DE LAS ACTUACIONES
SELECCIONADAS PARA EL DESCARTE
1 - Actuaciones codificadas en el presente manual: Cumplidos los plazos de guarda el Jefe del Archivo Jurisdiccional o el responsable del organismo o en quienes este último delegue, confeccionará el Inventario de Descarte que someterá a la autoridad del Archivo General, para su aprobación. Una vez dispuesta la eliminación por el Archivo General se confeccionará el Acta de Eliminación
correspondiente que se hará por triplicado y deberá estar firmada por el Director del Archivo General, el responsable del Archivo Jurisdiccional y el superior jerárquico de éste. Se enviará una copia al Archivo General, otra para el Ministerio y la tercera se presentará a la respectiva cooperadora escolar, previo a la venta de papel. El Archivo General suministrará el modelo normalizado de .Inventario de Descarte y del Acta de Eliminación.
2 - Actuaciones no codificadas en el presente manual: El jefe de cada Unidad o Sub-Unidad de Organización o quien éstos deleguen y de acuerdo a la razonabilidad de la conservación según el tema.
3 - Procedimiento: Aprobada el Acta de Eliminación por el , Archivo General de La Provincia, el material se destruirá cortándolo en cuatro partes. Cuando el volumen sea considerable los responsables de las Unidades o Sub-Unidades de Organización podrán en forma documentada transferirlo a alguna cooperadora escolar, para que se proceda a su venta y con lo producido realice trabajos en Edificios Escolares.
XVI - NORMAS PARA EL TRASLADO O TRANSFERENCIA DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA CON MAS DE 15 AÑOS DE CONSERVACION
1 - Actuaciones entre 15 y 30 años de conservación: Cuando la frecuencia de la consulta no fuera intensa, a criterio del responsable del organismo afectado, podrá ser trasladada al Archivo Intermedio del Archivo General de la Provincia.
2 - Actuaciones con más de 30 años de conservación: Serán transferidas al Archivo General de la Provincia para su conservación indefinida por ser considerada de valor histórico.
ANEXO I
CODIGO PRINCIPAL DE CLASIFICACION DE
ACTUACIONES PARA EL ARCHIVO Y
CARATULACION EN MESA GENERAL DE ENTRADAS Y SALIDAS
00 - INSTRUMENTOS LEGALES: leyes, decretos, resoluciones, disposiciones, dictámenes, etc.
01 - ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Abarca todas las actuaciones técnico-administrativas y las derivadas del funcionamiento de las dependencias administrativas.
02 - ACTIVIDAD ESCOLAR: Abarca todas las actuaciones derivadas de la Organización y del funcionamiento de los establecimientos educativos y de sus organismos internos.
03 - ACTIVIDAD PEDAGOGICA: Abarca todas las actuaciones técnicas-docentes (planes, programas, estudios, etc.).
04 - ALUMNADO: Abarca todas las actuaciones iniciadas por el alumno (todos los niveles) o que lo afecte en forma directa.
05 - OTRAS ORGANIZACIONES: Abarca todas las actuaciones derivadas de gestiones iniciadas o relacionadas con instituciones para escolares (cooperadoras, etc.), organizaciones sin dependencias del Estado, organismos de otras jurisdicciones y personas de existencia real o jurídica.
06 - PERSONAL: (todos los agrupamientos -Docente y Administrativo). Abarca todas las actuaciones iniciadas por el personal o que lo afecte en forma directa.
07 - RECURSOS FlNANCIEROS: Abarca todas las actuaciones relacionadas con la preparación y ejecución del Presupuesto, Gastos y Recursos, Fondo de Asistencia Educativa y otros ingresos y egresos.
08 - RECURSOS MATERIALES: Abarca todas las actuacionesrelacionadas con los bienes muebles e inmuebles (compra, venta, alquiler, destrucción, etc.).
09 - CODIFICACION: Procedimiento para formar el código de archivo.
Código: 00 000 00
3ra. Sección 2da. Sección 1ra. Sección
1ra. Sección: Compuesta de 2 dígitos que representa la cantidad de años a conservarse: el código / 00 re-
presenta tiempo indefinido de conservación (indestructible).
2da. Sección: Compuesta de 3 dígitos que representa la clasificación particular de los temas (Folio Nº 95 a 110 - Columna 2da.).
3ra. Sección: Compuesta de 2 dígitos que representa la clasificación general de los temas (Folio 92).
EJEMPLO: TRAMITE ADMINISTRATIVO Nº 04/0001203 - JUAN TOMAS ELEVA RENUNCIA CARGO PORTERO DE LA ESCUELA Nº X - SANTA FE.
1ra. Sección: Se debe conservar por 3 años - código 03.
2da. Sección: Se trata de una renuncia - código 053.
3ra. Sección: Se trata de temas de Personal - código 06.
CODIGO RESULTANTE: 06-053-03
II - OPORTUNIDAD Y LUGAR DE LA COLOCACION DEL CODIGO:
1 - Será colocado a continuación de la orden de archivo o rearchivo de las actuaciones y antes de la firma y sello del funcionario responsable.
2 - El Archivo Jurisdiccional en el momento de la colocación de las actuaciones en la caja respectiva asentará, para mayor claridad y visualización, el código de archivo ordenado por el responsable de las actuaciones en el ángulo superior izquierdo de la carátula.
III -TIEMPO DE CONSERVACION EN OFICINA: Tiempo minimo de conservación de las actuaciones y papeles en las dependencias que les dió origen, luego se procederá. de acuerdo a las previsiones del Manual de Procedimientos para Archivo y Selección para el Descarte (3ra. Columna).
IV - SIGNIFICADO DE ABREVIATURAS EN EL MANUAL DE CODIGOS: (4ta. Columna)
c/c - Con carátula de la jurisdicción.
s/c - Sin carátula y con registro de la. jurisdicción.
s/r - Sin registro en Mesa General de Entradas y Salidas de la jurisdicción.
ARTICULO 2). - Regístrese, comuníquese, publíques e y archívese.
ROBERTO E. CASIS
Fernando López Sauqué
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